Hinweisgeber­schutzgesetz 2026: Pflichten für Arbeitgeber und die interne Meldestelle

• Meldekanäle für Beschäftigte und Leiharbeitnehmer. Die Kanäle müssen Beschäftigten und überlassenen Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmern offenstehen. Sie können sie auch für Personen öffnen, die beruflich mit Ihnen in Kontakt stehen, etwa Beschäftigte von Lieferanten (§ 16 Abs. 1).
• Mündlich oder in Textform. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder über eine andere Art der Sprachübermittlung möglich sein. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person ist innerhalb einer angemessenen Zeit ein persönliches Treffen möglich, mit ihrer Einwilligung auch per Video (§ 16 Abs. 3).
• Geschützter Zugriff. Zugriff auf die Meldungen haben nur die zuständigen Personen und die Personen, die sie dabei unterstützen (§ 16 Abs. 2).
• Eingangsbestätigung spätestens nach sieben Tagen (§ 17 Abs. 1 Nr. 1).
• Prüfen und Kontakt halten. Die Meldestelle prüft, ob der Verstoß unter das Gesetz fällt und ob die Meldung stichhaltig ist, hält Kontakt zur hinweisgebenden Person und fragt bei Bedarf nach weiteren Informationen (§ 17 Abs. 1).
• Angemessene Folgemaßnahmen, zum Beispiel eine interne Untersuchung, der Verweis der hinweisgebenden Person an eine andere zuständige Stelle, die Abgabe an eine zuständige Behörde oder der Abschluss des Verfahrens, etwa aus Mangel an Beweisen (§ 18).
• Rückmeldung innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung, ohne Bestätigung spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang. Die Rückmeldung nennt geplante und ergriffene Folgemaßnahmen und die Gründe dafür (§ 17 Abs. 2).
• Informationen bereithalten, klar und leicht zugänglich: Der Arbeitgeber informiert über das interne Verfahren (§ 7 Abs. 3), die Meldestelle über externe Meldeverfahren, auch bei Stellen der EU (§ 13 Abs. 2).
• Jede Meldung dokumentieren und die Dokumentation drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens löschen (§ 11).

Wer die Meldestelle betreiben kann. Eine beschäftigte Person, ein Team oder ein beauftragter Dritter, zum Beispiel eine externe Ombudsperson (§ 14 Abs. 1). Auch wenn ein Dritter diese Aufgabe übernimmt, müssen Sie selbst Maßnahmen ergreifen, um einen Verstoß abzustellen. Die zuständigen Personen arbeiten unabhängig und brauchen die notwendige Fachkunde. Daneben dürfen sie andere Aufgaben wahrnehmen, solange keine Interessenkonflikte entstehen (§ 15).

Gemeinsame Meldestelle. Mehrere private Arbeitgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten können eine gemeinsame Stelle betreiben. Die Pflicht, den Verstoß abzustellen und Rückmeldung zu geben, bleibt beim einzelnen Arbeitgeber (§ 14 Abs. 2).

Anreize für interne Meldungen. Arbeitgeber sollen Anreize schaffen, damit sich Beschäftigte zuerst an die interne Meldestelle wenden. Die externe Meldung dürfen sie dadurch weder beschränken noch erschweren (§ 7 Abs. 3).

Betriebsrat. Das HinSchG regelt seine Beteiligung nicht. Ob Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 oder Nr. 6 BetrVG greifen, etwa bei einem digitalen Hinweisgebersystem, sollten Sie arbeitsrechtlich prüfen lassen.

Nein. Nach § 16 Abs. 1 „sollte“ die interne Meldestelle auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Eine Pflicht, die Meldekanäle so zu gestalten, dass anonyme Meldungen möglich sind, besteht nicht. Diese Fassung geht auf den Vermittlungsausschuss zurück.

Die externe Meldestelle des Bundes nimmt anonyme Meldungen entgegen und ermöglicht seit dem 1. Juli 2024 auch eine anonyme Kommunikation mit der hinweisgebenden Person. Wer intern keinen anonymen Weg findet, kann also extern anonym melden.

Repressalien gegen hinweisgebende Personen sind verboten, ebenso die Androhung von Repressalien und der Versuch, sie auszuüben (§ 36 Abs. 1). Erleidet eine hinweisgebende Person nach einer Meldung eine Benachteiligung im Beruf, wird vermutet, dass es sich um eine Repressalie handelt. Dann muss die Person, die benachteiligt hat, beweisen, dass die Benachteiligung auf hinreichend gerechtfertigten Gründen beruhte oder nichts mit der Meldung zu tun hatte (§ 36 Abs. 2).

• Wer Repressalien ergreift, muss den Schaden ersetzen (§ 37). Einen Anspruch auf ein Arbeitsverhältnis oder eine Beförderung begründet das nicht.
• Geschützt sind auch Personen, die die hinweisgebende Person bei einer Meldung vertraulich unterstützen, und Dritte, die mit ihr in Verbindung stehen (§ 34).
• Vereinbarungen, die diese Rechte einschränken, sind unwirksam (§ 39). Prüfen Sie Arbeits- und Aufhebungsverträge auf solche Klauseln.
• Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen meldet, muss den daraus entstandenen Schaden ersetzen (§ 38).

Der höhere Rahmen für Unternehmen, genauer für juristische Personen und Personenvereinigungen, ergibt sich aus § 30 Abs. 2 Satz 3 OWiG, auf den § 40 Abs. 6 Satz 2 verweist. Für die fehlende Meldestelle gilt er nicht. Die Seite des Bundeskartellamts nennt noch 100.000 Euro als Höchstbetrag. Diesen Betrag sah die Fassung vor dem Vermittlungsausschuss vor, das geltende Gesetz nennt 50.000 Euro.

Externe Meldestellen. Hinweisgebende Personen können wählen, ob sie intern oder extern melden (§ 7 Abs. 1). Die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz ist allgemein zuständig und nimmt Meldungen auf Deutsch oder Englisch entgegen. Für die Finanzaufsicht ist die BaFin zuständig, für Wettbewerbsrecht und das Gesetz über digitale Märkte das Bundeskartellamt. Die Länder können eigene Meldestellen für ihre Verwaltungen einrichten (§§ 19 bis 22).

1. Beschäftigtenzahl prüfen: die regelmäßige Zahl, mit Blick zurück und nach vorn. Für die Finanzunternehmen nach § 12 Abs. 3 gilt die Pflicht unabhängig davon.
2. Meldestelle benennen: eine Person, ein Team oder einen Dritten, unabhängig, fachkundig und ohne Interessenkonflikt.
3. Meldekanäle einrichten: mündlich oder in Textform, persönlich auf Wunsch, mit Zugriff nur für die zuständigen Personen.
4. Über anonyme Meldungen entscheiden und das in der Verfahrensordnung festhalten.
5. Fristen einhalten: Eingangsbestätigung spätestens nach sieben Tagen, Rückmeldung innerhalb von drei Monaten.
6. Informieren: klar und leicht zugänglich über das interne Verfahren und die externen Meldestellen, etwa im Intranet und auf der Website.
7. Dokumentation und Löschung regeln: Löschung drei Jahre nach Abschluss, Datenschutz nach DSGVO und § 10 HinSchG.
8. Betriebsrat einbinden, wenn Mitbestimmungsrechte greifen.
9. Führungskräfte schulen und Repressalien verhindern, denn nach einer Meldung wird eine Benachteiligung als Repressalie vermutet (§ 36 Abs. 2).
10. Verträge prüfen: Klauseln, die Meldungen einschränken, sind unwirksam.
11. Im Konzern die zentrale Lösung prüfen lassen und Meldungen in der vorherrschenden Arbeitssprache jeder Tochtergesellschaft ermöglichen.